Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) klar geregelt. Für Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Inventare sowie Handels- und Geschäftsbriefe gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Geschäftliche Korrespondenz und sonstige Unterlagen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden. Diese Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Unsere digitale Archivierungslösung stellt sicher, dass Sie diese Fristen einhalten und gleichzeitig jederzeit schnell auf Ihre Belege zugreifen können.

Grundsätzlich ist das Vernichten der Originalbelege nach der Digitalisierung möglich, allerdings müssen dafür bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Ein rechtssicherer Prozess erfordert eine dokumentierte Verfahrensanweisung zum Scanprozess sowie die Gewährleistung der Unveränderbarkeit und Vollständigkeit der digitalisierten Belege. Auch eine durchgängige Qualitätskontrolle ist unerlässlich. Wir unterstützen Sie bei der Einrichtung eines rechtssicheren Prozesses und erstellen mit Ihnen eine rechtskonforme Verfahrensdokumentation, die alle notwendigen Aspekte abdeckt.

Die Investitionskosten für die Digitalisierung setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen. Dazu gehören Software-Lizenzen für die Digitalisierungslösung und gegebenenfalls notwendige Hardware wie Scanner und Speichersysteme. Hinzu kommen Implementierungskosten, Schulungen sowie laufende Betriebs- und Wartungskosten. Wir erstellen Ihnen ein transparentes, auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot und berücksichtigen dabei Ihre vorhandene IT-Infrastruktur, um eine kosteneffiziente Lösung zu entwickeln. Erfahrungsgemäß amortisiert sich die Investition bereits nach 12-18 Monaten durch die erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen im täglichen Betrieb.

Der gesamte Implementierungsprozess erstreckt sich typischerweise über einen Zeitraum von 2-3 Monaten. Wir beginnen mit einer gründlichen Analyse und Konzeption, die etwa 1-2 Wochen in Anspruch nimmt. Darauf folgt eine Pilotphase mit ausgewählten Belegtypen über 2-3 Wochen. Die schrittweise Ausweitung auf weitere Bereiche dauert etwa 4-6 Wochen, gefolgt von einer Optimierungs- und Feintuning-Phase von 2-3 Wochen. Durch unseren bewährten Ansatz können Sie bereits nach der Pilotphase erste spürbare Verbesserungen in Ihren Arbeitsabläufen feststellen.

Unsere Lösung erfüllt sämtliche Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Dies beinhaltet die Unveränderbarkeit der archivierten Dokumente, die Vollständigkeit der Archivierung und die Nachvollziehbarkeit aller Prozesse. Wir gewährleisten eine zeitgerechte Erfassung und Archivierung sowie die ordnungsgemäße Aufbewahrung mit Schutz vor Verlust. Sämtliche Prozesse werden in einer ausführlichen Verfahrensdokumentation festgehalten, die bei Betriebsprüfungen vorgelegt werden kann.

Die Auswahl der optimalen Scanner-Hardware richtet sich nach Ihren individuellen Anforderungen. Wir analysieren dabei das tägliche und monatliche Belegvolumen, die Art und Formate Ihrer Belege sowie die gewünschte Scan-Geschwindigkeit. Auch Ihre vorhandene IT-Infrastruktur wird berücksichtigt. Häufig können vorhandene Multifunktionsgeräte in die Lösung integriert werden. Während für kleinere Unternehmen oft ein kompakter Dokumentenscanner ausreicht, profitieren größere Organisationen von High-Speed-Scannern mit automatischer Dokumentenzuführung.

Unser umfassendes Schulungskonzept beginnt mit einer Grundlagenschulung für alle Mitarbeiter, in der Basis-Funktionen und tägliche Arbeitsabläufe vermittelt werden. Darauf aufbauend bieten wir vertiefende Schulungen für Key-User, die erweiterte Funktionen und Troubleshooting-Kenntnisse vermitteln. IT-Verantwortliche erhalten eine spezielle Administratorenschulung. Alle Teilnehmer erhalten detaillierte Schulungsunterlagen und Prozessbeschreibungen. Während der Einführungsphase stehen wir mit intensiver Nachbetreuung und Support zur Verfügung. Ergänzend stellen wir Video-Tutorials und eine ausführliche Dokumentation bereit.

Bei einer Betriebsprüfung zeigen sich die besonderen Stärken unserer digitalen Lösung. Sie ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle relevanten Dokumente durch intelligente Suchfunktionen und gewährleistet eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle. Das System verknüpft zusammengehörige Belege automatisch und bietet eine GoBD-konforme Export-Funktion für die Bereitstellung der Daten. Die revisionssichere Archivierung mit Nachweisen zur Unveränderbarkeit schafft zusätzliche Sicherheit. Unsere Erfahrung zeigt, dass digitalisierte Buchhaltungen bei Betriebsprüfungen deutliche Vorteile bieten und die Prüfungsdauer oft erheblich verkürzen.

Unser mehrstufiges Sicherheitskonzept gewährleistet höchste Standards beim Schutz Ihrer digitalisierten Belege. Die Daten werden nach modernsten Standards verschlüsselt gespeichert und durch regelmäßige automatische Backups gesichert. Ein ausgefeiltes Berechtigungssystem schützt vor unberechtigten Zugriffen, während sämtliche Zugriffe und Änderungen protokolliert werden. Digitale Signaturen verhindern nachträgliche Manipulationen, und durch redundante Speicherung an verschiedenen Standorten sind Ihre