Buchhaltung in der Gastronomie
Professionelle Unterstützung für Ihren Erfolg
Die Herausforderungen der Gastronomie-Buchhaltung
Als Gastronom stehen Sie täglich vor der Herausforderung, Ihren Gästen erstklassigen Service und kulinarische Höchstleistungen zu bieten. Dabei sollte die Buchhaltung eigentlich reibungslos im Hintergrund laufen. Die Realität sieht jedoch oft anders aus: Komplexe Mehrwertsteuersätze, strenge Anforderungen an die Kassenführung und aufwendige Personalabrechnungen binden wertvolle Zeit und Ressourcen.
Die gesetzlichen Vorgaben werden dabei immer anspruchsvoller. Von der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) über die GoBD bis hin zu den verschiedenen Mehrwertsteuersätzen für unterschiedliche Leistungsarten – der bürokratische Aufwand scheint manchmal schier endlos.
Das Wichtigste im Überblick
- Erfahren Sie, wie Sie die komplexen Anforderungen der Gastronomie-Buchführung rechtssicher meistern – von der GoBD-konformen Kassenführung bis zur korrekten Mehrwertsteuerbehandlung
- Entdecken Sie, wie digitale Lösungen und professionelle Unterstützung Ihnen wertvolle Zeit für Ihr Kerngeschäft verschaffen
- Profitieren Sie von unserer langjährigen Branchenerfahrung und maßgeschneiderten Lösungen für Gastronomiebetriebe aller Größenordnungen
Was ist Buchhaltung in der Gastronomie?
Die Buchhaltung in der Gastronomie geht weit über das simple Erfassen von Einnahmen und Ausgaben hinaus. Sie bildet das finanzielle Nervensystem Ihres Betriebs und umfasst sämtliche wirtschaftlichen Vorgänge. Von der morgendlichen Kassenöffnung bis zur abendlichen Abrechnung, von der Warenannahme bis zur Gehaltsabrechnung – jeder Geschäftsvorfall muss sorgfältig dokumentiert werden.
Besonders in der Gastronomie spielen dabei die täglichen Bargeldbewegungen eine zentrale Rolle. Die korrekte Erfassung der Einnahmen, die Dokumentation von Trinkgeldern und die Verwaltung der verschiedenen Mehrwertsteuersätze erfordern besondere Aufmerksamkeit. Hinzu kommen spezifische Anforderungen wie die Erfassung von Eigenverbrauch, die Dokumentation von Schwund oder die Verwaltung von Gutscheinen.
Buchführungspflicht: Wann wird sie relevant?
Die Frage nach der Buchführungspflicht beschäftigt viele Gastronomen. Das Handelsgesetzbuch gibt hier klare Grenzen vor: Wer in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren mehr als 600.000 Euro Umsatz oder mehr als 60.000 Euro Gewinn erwirtschaftet, muss eine vollständige Buchführung einrichten. Für kleinere Betriebe genügt hingegen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
Besonders zu beachten ist, dass diese Grenzen für Einzelunternehmen und Personengesellschaften gelten. Kapitalgesellschaften, also etwa eine GmbH, sind grundsätzlich zur Buchführung verpflichtet – unabhängig von ihrer Größe. Hier müssen Sie zusätzlich eine Bilanz erstellen und weitere handelsrechtliche Vorschriften beachten.
Das neue Kassengesetz: Was Sie wissen müssen
Das seit Januar 2020 geltende Kassengesetz soll Steuerhinterziehung verhindern und stellt Gastronomiebetriebe vor neue Anforderungen. Die wichtigsten Punkte im Überblick:
- Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Ihre elektronische Kasse muss mit einer TSE ausgestattet sein, die jeden Vorgang unveränderbar protokolliert und Manipulationen verhindert.
- Meldepflicht und Dokumentation: Das Finanzamt muss über Ihre Kassensysteme informiert werden – von der Art und Anzahl der Kassen bis hin zu Änderungen oder Neuanschaffungen.
Unsere Lösung: Digitale Prozesse und branchenspezifisches Know-how
Bei ETL Schwägerl Duffner & Kollegen verstehen wir die spezifischen Anforderungen der Gastronomiebranche aus langjähriger Erfahrung. Unsere Expertise umfasst:
- Vollumfängliche Finanzbuchhaltung speziell für Gastronomiebetriebe
- Implementierung und Betreuung GoBD-konformer Kassensysteme
- Digitale Workflows für effiziente Belegerfassung und -verwaltung
- Professionelle Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Individuelle Reporting-Systeme für optimale Unternehmenssteuerung
Digitalisierung als Schlüssel zum Erfolg
Die Digitalisierung von Buchhaltungsprozessen bietet enormes Potenzial für Zeitersparnis und Fehlervermeidung. Wir unterstützen Sie bei:
- Der Einrichtung effizienter digitaler Workflows
- Der Implementation rechtssicherer Kassensysteme
- Der Entwicklung individueller Reporting-Lösungen
- Der Automatisierung wiederkehrender Prozesse
Ihre Vorteile durch unsere Betreuung
1. Rechtssicherheit
Mit unserer Unterstützung sind Sie bei Betriebsprüfungen bestens aufgestellt. Wir kennen die häufigsten Fallstricke und sorgen für eine revisionssichere Dokumentation.
2. Zeitersparnis
Durch optimierte Prozesse und digitale Workflows gewinnen Sie wertvolle Zeit für Ihr Kerngeschäft und Ihre Gäste.
3. Kostenkontrolle
Unser monatliches Reporting gibt Ihnen volle Transparenz über Ihre Zahlen und ermöglicht fundierte unternehmerische Entscheidungen.
4. Persönliche Betreuung
Ein fester Ansprechpartner begleitet Sie durch alle Prozesse und steht Ihnen jederzeit beratend zur Seite.
So starten wir die Zusammenarbeit
- Erstgespräch: Wir analysieren Ihre individuellen Herausforderungen und zeigen Optimierungspotenziale auf.
- Individuelles Angebot: Sie erhalten ein maßgeschneidertes Konzept für Ihre spezifischen Bedürfnisse.
- Prozessanalyse: Wir durchleuchten Ihre bestehenden Abläufe und identifizieren Verbesserungsmöglichkeiten.
- Implementation: Gemeinsam implementieren wir digitale Workflows und optimierte Prozesse.
- Laufende Betreuung: Ihr persönlicher Ansprechpartner sorgt für reibungslose
Häufig gestellte Fragen
Welche Mehrwertsteuersätze gelten in der Gastronomie?
In der Gastronomie gelten seit dem 1. Januar 2024 zwei Hauptmehrwertsteuersätze: 19% und 7%. Speisen zum Verzehr vor Ort werden mit 19% besteuert, während Speisen zum Mitnehmen weiterhin 7% unterliegen.
Bei Getränken gilt grundsätzlich der Satz von 19%, mit einigen Ausnahmen: Kuhmilch, Milchmischgetränke mit mindestens 75% Milchanteil und Leitungswasser werden mit 7% besteuert. Beispielsweise wird ein schwarzer Kaffee mit 19%, ein Cappuccino jedoch mit 7% besteuert.
Besondere Regelungen existieren für Luxusprodukte wie Kaviar oder Austern, die stets mit 19% besteuert werden, unabhängig von der Verzehrart.
Was bedeutet GoBD-konform?
Die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) definieren die Anforderungen an eine rechtssichere elektronische Buchführung. Dies betrifft insbesondere die Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen und die Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle. Die Einhaltung der GoBD ist für alle Gastronomiebetriebe verpflichtend und wird bei Betriebsprüfungen besonders intensiv kontrolliert.
Was ist die TSE-Pflicht?
Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist seit 2020 für elektronische Kassensysteme verpflichtend. Sie verhindert Manipulationen an den Aufzeichnungen und stellt die Unveränderbarkeit der Daten sicher. Die TSE erzeugt für jeden Kassenbuchungsvorgang eine eindeutige, fortlaufende Transaktionsnummer und speichert diese manipulationssicher. Diese technische Lösung ist ein wichtiger Baustein für die Nachvollziehbarkeit aller Geschäftsvorfälle.
Wie lange müssen Kassenbelege aufbewahrt werden?
Kassenbelege müssen grundsätzlich 8 Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist gilt seit dem 1. Januar 2025 und umfasst sowohl Originalbelege als auch digitale Aufzeichnungen des Kassensystems. Die Aufbewahrung muss so erfolgen, dass die Belege jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sind.
Entscheidend sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD), die eine geordnete und sichere Speicherung vorschreiben. Dies bedeutet, dass die Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverzüglich elektronisch reproduzierbar sein müssen. Bei elektronischen Kassensystemen reicht es aus, wenn ein Doppel der Ausgangsrechnung aus den unveränderbaren digitalen Aufzeichnungen erstellt werden kann.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Belege bei möglichen Außenprüfungen durch die Finanzverwaltung sofort vorgelegt werden können.
Welche Vorteile bietet die Digitalisierung der Buchhaltung?
Die Digitalisierung ermöglicht eine automatisierte Belegerfassung und reduziert dadurch Fehler bei der manuellen Eingabe erheblich. Sie sparen nicht nur wertvolle Zeit bei der Dateneingabe, sondern haben auch jederzeit einen schnellen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen Ihres Betriebs. Die digitale Buchhaltung ermöglicht zudem eine bessere Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater und vereinfacht die Vorbereitung auf Betriebsprüfungen.
Wie häufig sollte ich meine Buchhaltung prüfen lassen?
Wir empfehlen eine monatliche Überprüfung der Zahlen, um Unstimmigkeiten früh zu erkennen und zeitnah korrigieren zu können. Diese regelmäßige Kontrolle ermöglicht es Ihnen, schnell auf Veränderungen zu reagieren und fundierte unternehmerische Entscheidungen zu treffen. Zusätzlich erstellen wir aussagekräftige Auswertungen für Ihre strategische Unternehmenssteuerung.
Was ist bei der Abrechnung von Trinkgeldern zu beachten?
Trinkgelder in der Gastronomie sind für Arbeitnehmer grundsätzlich steuerfrei, wenn sie freiwillig vom Kunden gezahlt werden. Seit Einführung elektronischer Kassensysteme mit technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) gelten neue Aufzeichnungspflichten. Bar gezahlte Trinkgelder müssen als separater Geschäftsvorfall gebucht werden, unbar bezahlte Trinkgelder müssen mit der TSE abgesichert werden.
Für Unternehmer ist Trinkgeld als Betriebseinnahme steuerpflichtig und muss aufgezeichnet werden. Die Verteilung kann unterschiedlich erfolgen - entweder gleichmäßig unter allen Mitarbeitern oder zwischen Service und Küche aufgeteilt. Wichtig ist eine transparente und faire Verteilung.
Bedienungszuschläge auf der Speisekarte gelten nicht als steuerfreies Trinkgeld und unterliegen anderen steuerlichen Regelungen.
Wie kann ich Personalessen steuerlich korrekt erfassen?
Personalessen wird als Sachbezug steuerlich erfasst, wobei ab dem 1. Januar 2025 spezifische Werte gelten:
Für ein Frühstück 2,30 Euro, für ein Mittag- oder Abendessen 4,40 Euro. Der monatliche Gesamtwert für Vollverpflegung beträgt 333 Euro.
Die steuerliche Behandlung variiert je nach Essensart: Arbeitsessen unter 60 Euro können steuerfrei sein, Belohnungsessen sind vollständig steuerpflichtig. Bei regelmäßiger Mitarbeiterverpflegung in der Kantine reicht oft eine monatliche Erfassung.
Unternehmen können die Besteuerung optimieren, indem Mitarbeiter mindestens den Sachbezugswert selbst zahlen. Entscheidend ist eine nachvollziehbare Dokumentation des Essensanlasses und der Kosten, nicht unbedingt eine tägliche Einzelerfassung jeder Mahlzeit.
Welche Besonderheiten gibt es bei der Abrechnung von Minijobs?
Bei Minijobs in der Gastronomie gelten spezifische Aufzeichnungspflichten für Arbeitszeiten. Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentieren und diese Aufzeichnungen spätestens sieben Tage nach der Arbeitsleistung vornehmen.
Seit dem 1. Januar 2025 liegt die Minijob-Grenze bei 556 Euro monatlich. Sonn- und Feiertagszuschläge sind für Minijobber steuerfrei, sofern der Grundlohn 25 Euro pro Stunde nicht übersteigt. Arbeitgeber zahlen Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung sowie eine Pauschsteuer von 2%.
Die sorgfältige Dokumentation und Einhaltung dieser Vorschriften ist entscheidend, da Verstöße mit erheblichen Bußgeldern geahndet werden können. Eine präzise Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung ist daher unerlässlich.
Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?
Bei einer Betriebsprüfung werden alle relevanten Unterlagen der Buchführung einer genauen Prüfung unterzogen. Der Prüfer analysiert dabei insbesondere die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung und die Plausibilität der aufgezeichneten Geschäftsvorfälle. Mit unserer Unterstützung sind Sie optimal auf die Prüfung vorbereitet und können auch kritische Rückfragen souverän beantworten.